Ödül töreni, yıl sonu yemeği ya da çalışan teşekkür gecesi: kurumsal galaların ortak noktası, onayı birden fazla kişinin vermesi ve programın dakikasıyla akmasıdır. Aşağıdaki sıra, 150 ile 2.000 kişi arasındaki kurumsal etkinliklerde uyguladığımız sıradır.
Adım adım
- Bütçeyi ve onay zincirini netleştirin. Kimin onayına gidecek, kaç teklif isteniyor, fatura hangi birime kesilecek? Bunlar baştan belli değilse teklif aşaması haftalar uzar.
- Programı mekândan önce yazın. Kaç konuşma, kaç ödül, sahne performansı var mı, yemek kaçta servis edilecek? Mekân seçimini bu program belirler: konuşmalı bir gala için sütunsuz bir salon şart.
- Mekânı keşifle seçin. Kişi başı yemek fiyatı tek kriter olmamalı. Sahne kurulacak duvarın ölçüsü, tavandan ışık asılıp asılamayacağı, yükleme kapısı ve kurulum için verilen saat en az fiyat kadar önemli.
- Teknik listeyi programa göre çıkarın. Konuşmacı sayısı kadar kablosuz mikrofon artı bir yedek, sunum için ekran ya da projeksiyon, ödül anları için takip ışığı ve müzik geçişleri.
- Oturma planını erken başlatın. Protokol masası, birim bazlı masalar, yabancı misafirler için çeviri ihtiyacı. Son kişi sayısını hangi tarihte kesinleştireceğinizi baştan belirleyin.
- Prova saatini programa yazın. Sunucu, ödül verecek yöneticiler ve teknik ekip etkinlikten 2–3 saat önce bir kez akışı baştan sona yürümeli.
- Etkinlik sonrası teslimi planlayın. Kurum logolu tabelalar ve ödül standları size mi kalacak, depoya mı dönecek? Söküm saatini mekânla yazılı netleştirin.
Kontrol listesi
- Onay verecek kişiler ve teklif formatı belli
- Dakika dakika program taslağı hazır
- Mekân keşfi yapıldı, kurulum saati yazılı
- Mikrofon sayısı = konuşmacı sayısı + 1
- Kurum renk kodları ve logo dosyası dekor ekibinde
- Son kişi sayısı tarihi belirlendi
- Prova saati programda
- Söküm ve malzeme teslimi netleşti
