Etkinlik planlama ve dekorasyon: neyi, hangi hafta üstleniyoruz
Bir etkinliği iyi yapan şey tek bir büyük fikir değil, doğru sırayla verilmiş onlarca küçük karardır. Aşağıda tam hizmet bir projenin takvimini görüyorsunuz: hangi haftada hangi işi bizim yaptığımızı, hangi kararı sizin verdiğinizi. Daha küçük etkinliklerde bu takvim kısalır ama sırası değişmez.
Tam hizmet takvimi
İlk telefondan sökümün bittiği geceye
Haftalar, 300 kişi civarındaki bir kurumsal etkinlik için tipik değerlerdir. 2.000 kişilik galalarda süre uzar, 20 kişilik bir doğum günü yemeği iki üç haftada hazırlanabilir.
10–8 hafta önce
Görüşme ve ihtiyaç listesi
Kişi sayısı, bütçe aralığı, etkinliğin amacı ve olmazsa olmazlarınız. Kurumsal etkinliklerde onay sürecinde kimlerin yer aldığını da baştan soruyoruz; teklifi ona göre biçimlendiriyoruz.
8–6 hafta önce
Mekân seçimi ve keşif
Üç ila beş mekân seçeneği, ardından ölçülü keşif: tavan yüksekliği, elektrik kapasitesi, yükleme kapısı, otopark, kurulum için verilen saat. Mekân rezervasyonu, mekânın yazılı teyidiyle kesinleşir.
6–5 hafta önce
Tema ve mood board
Renk paleti, kumaş ve çiçek örnekleri, ışık rengi, tabela dili. Panoyu onayladığınızda dekor listesi ve adetler kesinleşir.
5–4 hafta önce
Tedarikçi rezervasyonları
Partner restoran ya da şefle menü tadımı, fotoğraf ve video ekibi, DJ veya canlı müzik, gerekiyorsa illüzyonist ve dansçılar. Her tedarikçinin bedeli teklifte ayrı satırdır.
3–2 hafta önce
Teknik plan
Ses ve ışık listesi, sahne ölçüsü, kablo güzergâhı, LED mobilya ve fotoğraf köşesinin yerleşimi. Oturma planı bu aşamada çizilir.
1 hafta önce
Akış dökümü
Dakika dakika program, telefon listesi, yağmur ya da gecikme senaryosu. Sizinle birlikte son kez okunur.
Etkinlik günü
Kurulum, yönetim, söküm
Proje yöneticisi kurulumun başından sökümün sonuna kadar sahadadır. Ses ve ışık teknisyenimiz etkinlik süresince ekipmanın başında kalır.
Hizmet kapsamıyla ilgili sorular
Sadece dekorasyon hizmeti alabilir miyim?
Kendi bulduğumuz fotoğrafçıyla çalışır mısınız?
Dekor malzemeleri kiralık mı, satın mı alınıyor?
Sanatçıları siz mi buluyorsunuz?
Fiyatı ne belirler
Toplam tutarı değiştiren yedi etken
Teklifimizde bu etkenlerin her biri görünür. Bütçeyi daraltmak gerekirse hangi satırdan kısılabileceğini birlikte seçiyoruz.
Tahmini fiyat hesaplayınKişi sayısı
Masa adedi, masa süsü, peçete ve isim kartı sayısını doğrudan belirler.
Hizmet katmanı
Yalnızca dekor mu, organizasyon mu, yoksa anahtar teslim mi?
Canlı çiçek oranı
Mevsim dışı çiçekler ve büyük aranjmanlar en hızlı yükselen kalemdir.
Teknik ihtiyaç
Konuşmalı bir ödül töreni ile arka planda müzik çalan bir kokteyl aynı ses sistemini istemez.
Kurulum süresi ve saati
Gece kurulum ya da aynı gün söküm ekip saatini artırır.
Mesafe
Ankara dışındaki etkinliklerde nakliye ve ekip konaklaması ayrı satırdır.
Özel üretim
Kurum logolu tabela, kişiye özel baskı veya depomuzda olmayan bir dekor parçası.
Size ilk günden bir dosya veriyoruz: kim, neyi, saat kaçta getiriyor. Etkinlik gecesi o dosyanın dışına çıkılmıyor.